Umstellung auf E-Rechnung jetzt angehen: Wir haben Praxistipps

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Zum Jahreswechsel tritt die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen im B2B-Geschäft in Kraft. Unternehmen können diese Anforderung zunächst über eine E-Mail-Adresse erfüllen, sollten jedoch zeitnah auf eine vollständige Umstellung hinwirken. Ab 2025 wird ein Anstieg des E-Rechnungsaufkommens erwartet, und ab 2027 gilt die Pflicht zum Versand, für kleinere Unternehmen spätestens ab 2028.

E-Rechnungen müssen in einem standardisierten, maschinenlesbaren XML-Format (z. B. „XRechnung“ oder „ZUGFeRD“) vorliegen, wobei die Formatwahl vom Geschäftsmodell abhängt. Die Umstellung bietet langfristige Vorteile wie Kosteneinsparungen, Prozessoptimierung und schnelleren Zahlungsverkehr. Unternehmen müssen jedoch gesetzliche Aufbewahrungspflichten einhalten und ihre Buchhaltungsprozesse entsprechend anpassen.